新版GSP認證政策的出臺,藥品倉庫管理則被列為了重要管理項目之一。所以,今后藥品管理企業想要通過新版GSP認證,就必須要做好藥品倉庫管理。
藥品作為特殊商品,關系到人民的生命安全,為進一步加強藥品監督管理,保證藥品質量,保障消費者用藥安全,維護消費者健康和用藥的合法權益,《藥品管理法》規定藥品經營企業必須達到GSP認證標準,并對藥品倉庫管理提出了相當高的要求。
藥品經營企業的倉庫管理,主要是指以藥品的出入庫流程為主軸,在庫藥品的GSP管理為核心的物流管理模式。
1、GSP記心中,嚴格照執行,冷鏈更重要,安全第一位。
醫藥物流中心倉儲管理和其他行業最大的不同之一就是受GSP規范的管理,GSP規范了倉儲管理的各個方面,從入庫到出庫,要嚴格執行,否則會出問題的。新版GSP對冷鏈要求更高,這塊也是目前醫藥物流的短板,無論技術還是理念都還需要提高。對于醫藥物流人來講存儲搬運的是藥品,關系到百姓的身體健康,質量很重要,切記切記。
2、管理體系化,崗位職責明,績效考核嚴,獎罰要分明。
中國很多企業一樣往往存在崗位職責與工作流程不清晰,職責交叉、混亂與漏項的情況等情況,因此要根據企業的戰略和市場環境制定出符合企業發展的組織架構(扁平化、矩陣化、項目制是趨勢),理清部門職責,明確崗位職責,梳理工作流程與標準,提升工作效率。倉儲管理對的人多是文化水平比較低的人,素質和覺悟一般不高,因此要管好這些人必須做到獎罰分明、相對公正、公平,有嚴格、明確的績效考核方案(符合公平、公開、公正原則),計件考核是同行通行的做法。
3、協同上下游,重視供應鏈,來貨有計劃,出庫可平衡。
醫藥流通企業的物流處于醫藥供應鏈中最弱的環節,兩頭大中間小(上下游強勢:上游廠家經常壓貨,醫院不敢得罪且訂貨要求高),最沒有話語權,整個醫藥流通供應鏈管理(采購管理、庫存管理、采購執行等)水平還不太高(整個供應鏈庫存天數往往要好幾個月,有的甚至超過一年),加上有些公司對采購及銷售的考核方案傾向以及整個運輸水平不高,導致物流出現出入庫作業集中、波動大、不均衡、計劃性差(如:入庫量月頭大且集中,出庫量月末大,周一出庫量大,春節、國慶節節前出庫量大等)。雖然上述的因素客觀存在,但應該打破傳統觀念,用供應鏈協同思維去推動供應鏈協同,只有做好供應鏈協同才能從根本上改變現有忙而亂的局面,才能真正做到精益供應鏈,物流成本才能更低。
4、計劃要做好,多行計劃事,少做緊急事,按部就班行。
在做好供應鏈計劃的基礎上排程作業計劃,在作業計劃基礎上在做人員及資源計劃,這樣倉儲就會按部就班,否則就會忙于應付,給人感覺就是忙而亂。
5、儲位多優化,多做預歸類,前后配合好。
倉儲商品儲位優化對提高揀選出庫效率有著重要作用,應該堅持在商品EIQ分析的基礎上做商品儲位優化(可以系統(WOS)做也可以人工做),并且常態化、制度化(一般大型調整三個月一次,局部的每個星期調整),盡可能的將商品放到合適的位置。
6、流程要清晰,作業標準化,風險管控好,應急預案立。
倉儲管理流程、作業流程要清晰明了、不漏、不亂,作業要標準化,每個崗位要有明確的作業標準,能用系統固化的要用系統固化,只有作業真正標準化了才能保證不同人執行后有相同的結果。
7、嚴把驗收關,上架要準確,揀貨講方法,出庫交接清。
倉儲作業管理中收貨驗收環節應該是重中之重,要堅持嚴格把關,杜絕有問題、不準確的藥品進入合格庫區(如某醫藥物流中心倉儲在收貨時候出現了批號錄入錯誤,后續環節沒有發現,發到客戶手上了,一方面造成客戶投訴影響客戶滿意度,另一方面差錯處理起來費力費時),否則后續會出差錯,而且差錯處理成本極高,這個環節如果在效率和質量上作比較的話,質量要優先。
8、要有全局觀,注重小細節,管理軍事化,關鍵在踐行。
倉儲管理雖然是四堵墻之內的是,但是作為倉儲管理者一定要打破四堵墻,跳出去,用全局觀念來處理事情,做計劃,做溝通。對于倉庫管理,只有每個細節做到位了,才能產生完美的結果。
9、精益文化在,全員行改善,浪費要去除,成本自然低。
倉儲管理一定要用精益文化、精益化理念推動全員改善,推動日日改善,推動人人精益事事精益,推動精益求精,提高系統解決問題的能力。
10、注重人性化,調動積極性,服務心中記,成功就在即!
倉儲管理雖然強調軍事化管理,但是也要強調人和人的不同,要有一定的靈活性,注重人性化,尤其是面對80后、90后的員工,在不違反原則和公司制度的情況下適當人性化非常有必要,不僅僅只把員工當成工作機器,更要關心員工生活(如外地員工孩子入學),同時要建立員工職業發展規劃,并輔導員工成長。只有團結了一班人,讓大家有歸宿感,才會調動大家的積極性,才會有凝聚力,才會有向心力,這樣的團隊才會戰無不勝,才會敢于向困難亮劍。
信息在現代醫藥物流中心倉儲環節越來越重要,作為倉儲管理者要了解信息,并且善于應用信息手段,只有通過信息才能實現實時、及時、透明、高效、可控。